שיחות אלו לא באות במקום , ולא יכולות להיות שיחה יחידה בתום שנה. שיחות אלו הן
שיחות -מסכמות-, של השיחות השוטפות ,שעושים (!) המנהל והעובד במהלך השנה.
לשיח המסכם השנתי יש את המיקום הארגוני שלו , ויש חשיבות עצומה לאפשר לשיח הזה להתקיים.
הצלחה של שיחות אלו נעוצה בהסתכלות על מה שנעשה ,אך יותר חשוב מזה -כבסיס להתפתחות וללמידה הלאה .
המשוב הינו תמונת מראה –
למנהל- האם ייצר עבור העובד פלטפורמה וכלים כדי שיוכל לעשות עבודתו כמצופה
לעובד- האם לקח אחריות לשיפור ולשימור ביצועיו.
חלק ב:
מהלך שיחת המשוב:
1. מטרה-משוב יעיל
משוב יעיל
1.1 יתן מענה להסתכלות הוליסטית, להלן לא רק על יעדים ומשימות קונקרטיות, אלא דווקא על העובד, כאדם, על היום יום שלו, על התמודדויות, ממשקים, מה עובד טוב יותר ולמה , כישורים שעוזרים לו להצליח וכו…
1.2 יאפשר למצוא את הפער, ובהתאם את המענה הספציפי לפער הנקודתי– האם הפער הינו של ידע/תפיסת תפקיד/מיומנויות או שמא פער במוטיבציה.
2. להלן נושאים שחשוב לתת עליהם את הדעת-
2.1 שאילת שאלות פתוחות
2.2 הדיאלוג -דו צדדי
2.3 לאפשר זמן לשתיקה…לחשיבה, לעכול..
2.4 לתת את הדעת לשפת הגוף,לאינטונציה
2.5 אין להטיף מוסר, לא להכנס לויכוח. אין כאן מנצחים.
2.6 הבעת רגשות/אמפטיה
2.7 הקשבה פעילה/התעניינות
2.8 שיקוף, ללא פרשנות
2.9 חיזוק חיובי
סיכום
3. מבנה שיחת המשוב:
פתיחה – הצגה קצרה של תהליך השיחה
סקירה של ציוני דרך עיקריים במהלך השנה האחרונה
התייחסות להישגים העיקריים של העובד
התייחסות לנושאים דורשי שיפור
אפשרות לעובד להגיב ולהתייחס
התייחסות לפעולות שניתן לעשות על מנת להשתפר בעזרת המנהל
סימון של מטרות מקצועיות עיקריות
סיכום עיקרי הדברים והחלטות שנלקחו . צריך לצאת עם ACTION ITEMS
4. המלצה שלי : אורכה של שיחת המשוב 15-20 דקות. שיחה שמכילה 1-2 נושאים לשיפור, 2-3 נושאים לשימור. תהיו ממוקדים, אחרת המשוב יהיה מעיק, ארוך , ולא יניב את התוצאות.
5. הכנה לקראת שיחת המשוב:
לקבוע מראש את הפגישה ביומן
לוודא שהן המנהל והן העובד מוכנים לשיחה. יש לשלוח לעובד שאלות הכנה.
יש לאסוף מידע נוסף ממנהלים אחרים שעובדים עם העובד , כדי לקבל תמונה רחבה יותר.
החלטה על מהם 2-3 הנקודות העקריות עליהן המנהל מעוניין להתעכב בשיחת המשוב
יש להכין דוגמאות
יש לבחון התנהלות/התנהגות העובד בהלימה לערכי החברה
6.דוגמאות לשאלות הכנה לשיחה הן למנהל והן לעובד:
מה היו האתגרים השנה?
מה הלך טוב? ואיך אפשר להעתיק את זה למשימות אחרות, מה אפשר עוד לשכלל כדי שזה יעבוד טוב יותר ?
מה עבד פחות טוב? מה צריך היה להעשות כדי שזה יעבוד טוב יותר?
השגים מיוחדים?
במה אתה הכי גאה?
מהם אותם עוגנים שהינם חוזקות שלך?
וכיצד באו לידי ביטוי בעבודה?
נושאים בהם יש להשתפר?
כיצד ואיך עמדת ביעדים של השנה?
איך ומה יכלת לעשות אחרת?
