כניסה מהירה, קלה ויעילה של עובד לתוך תפקיד חדש זה אחד מהאתגרים שנמצאים על שולחנו של המנהל.
לא משנה אם זה עובד חדש שהגיע מחוץ לארגון, או עובד שעושה מעבר פנים ארגוני, תשומת הלב והקשב של המנהל חייבת להיות כזאת שתאפשר הן את הביצועים הנדרשים והן את שביעות הרצון ,המוטיבציה והמחוברות של העובד.
מצד אחד, ככ ברור הצורך , מצד שני, בהווית היומיום השוטף,זה נעשה קשה מתמיד:
המנהל עסוק, טרוד בענייני המשימות שלו עצמו, ישיבות אין סופיות, דיווחים במערכות השונות ,אנשי צוות נוספים שצריך ללווין, תוכניות עבודה , תקציבים,בעיות שצריך לפתור, דדליינים ,תכולות וזמנים ועוד…
העובד שנכנס לתפקיד החדש מביא עימו מוטיבציה רבה ,להט ללמידה חדשה, התלהבות, סקרנות, רצון לקבל עזרה והכוונה. כמו כן מביא עימו יכולות מגוונות מתחומים שונים. אך יחד עם זאת גם חששות, רגישות, ובעקר את ה “לא ידוע”, ואף “לא יודע מה הוא לא יודע”. כל אלו נכונים הן לעובד שמגיע מחוץ לארגון, אך גם לכזה שעובר פנימית. הארגון לעיתים נוטה לשים פחות תשומת לב לאלו שעוברים פנים ארגונית ,והנה כאן- התזכורת לכך…..
אז הנה 5 הדברים האקוטיים לקראת הכנסתו של עובד חדש לתפקידו :
1. מיקוד בתרבות הארגונית- רבים מהמנהלים ממוקדים בהכנסת העובד להווית הביזנס- לאסטרטגיה, ליעדים , למבנה הארגוני, לנהלים, לתהליכי ציות. אבל, החשיבות הינה דווקא -בתרבות ובפוליטיקה הארגונית. לכן:
התחילו כבר בתהליכי הגיוס בפתיחת ערוץ התקשורת שמדבר על התרבות ,הערכים, מה מצופה, איך מתנהלים, הדינמיקה הארגונית, יחסי הגומלין ,תרגום “השפה הארגונית” שהוא טרם מכיר, והמשיכו בערוץ פתוח זה תוכ תהליכי הקליטה שלו לתפקיד החדש. גם לעובד ,שעובר פנימית, חשוב להראות כיצד הערכים והתרבות,שהוא כבר מכיר, קשורים ומתקשרים לתפקידו החדש וליכולת שלו להמשיך ולייצר השפעה.
2. רתימת כל הצוות לתהליך- לכולם אחריות משותפת להצלחת התהליך, ולכן יש לגייס את כולם למשימה. חשוב לבחון מיהם אותם 2-3 אנשי הצוות שהכי נכון שילוו את העובד , ומיהם האחרים ,מהמחלקות האחרות בארגון, שהכי נכון לעובד לפגוש עמ להכנס ביעילות בתפקידו.
חשוב לבחון היטב מי הכי מתאים להיות ה BUDDY (Go To person), זה שע”י הליווי הזה גם צומח בעצמו בכישורי ההובלה שלו, גם מאפשר משוב מיידי לעובד החדש, ונותן מקום לשאלות של חוסר ידע, וגם מוריד מכתפי המנהל חלק מהאחריות. חשוב להכין את הבאדי לתפקידו,ולוודא שמבין את האחריות והציפיות ממנו. ממליצה בזאת לבחון BUDDY נוסף- מחוץ למחלקה.
- תאום ציפיות- מוקדם ככל האפשר. העובד צריך שיכוונו אותו, שישימו לו גבולות גזרה, פריורטיזציה, SMART GOALS, לוחות זמנים ונקודות בקרה, דוגמאות, עזרה בפתרון בעיות צפויות, האפשרות להתנסות וגם לטעות, ונקודות משוב תמידיות.
- תשומת לב לפרטים הכי קטנים- לא לשכוח לקבל את העובד לתפקידו החדש ,כאשר כל מה שהוא צריך כדי להצליח -כבר קיים לו. חשוב להסתכל דרך “המשקפיים שלו” כי כל מה שמובן מאליו- לא מובן לו בכלל: החל ממערכות המחשב וגישה למידע שהוא צריך, דרך תוכנית כניסה לתפקיד אשר מראה לו את התמונה הכוללת (בניגוד לפגישות הדרכה ספורדיות שלא תמיד הוא מבין את ההקשר) והרשימה עוד ארוכה…בחנו מול אנשי הצוות האחרים שלא מזמן נכנסו גם הם לתפקיד דומה/למחלקה – מה עבד טוב, מה היה חסר, מה עזר להם לכניסה חלקה , ובהתאם לאפשר זאת לעובד החדש הנוכחי. עוד ממליצה, לסיים את תהליכי “מילוי הטפסים” טרם הגעתו של העובד לתפקידו – זאת ממש לא צריכה להיות החוויה שלו מהיום-יומיים הראשונים לתפקיד…
- מתן אפשרות לצמוח בתפקיד- כניסה לתפקיד לא תמיד יכולה להמדד ב 90 יום/ 100 ימים. בדינמיקה של הארגונים-יכולים להיות צמתים בהם תוכנית ההכשרה נתונה לשינויים והתאמות, וצריך להכיל זאת.
תהנו מהדרך!!!ובהצלחה!
