לפני הכל כמה נתונים כואבים (HBR מרץ 2022) :
- 70% מהישיבות אינן מאפשרות לעובד לעשות עבודה יעילה
- למרות שאורכן של הפגישות בתקופת הקורונה קטנו ב 20%, עדיין יש עליה של 13.5% במספרן של הפגישות שעובד מ=צריך להשתתף בהן בממוצע.
- מנהל בתחילת דרכו הניהולית, משתתף בממוצע ב 29% יותר ישיבות מאשר מנהלים ותיקים.
- ישיבות לא יעילות , משפיעות שלילית בצורה מובהקת, על הרווחה המנטלית/רגשית
אז איך עושים את זה יעיל?
- תתחילו בתכנון –
- לפני כל ישיבה, על מנהל הישיבה לשאול עצמו
מה הייתי רוצה שאנשים ידעו
אילו פעולות נעשו בצורה טובה ואילו עדיין בתהליך של הבשלה
אילו מיומנויות לשיפור/לשימור
מהו הקשר ליעדי הארגון/מחלקה
מה יעשו אחרת מיד עם סיום הפגישה
חשוב להסביר את רלוונטיות נושאי הפגישה ואת חשיבות ודחיפות הנושאים
להראות הקשר : “אני רוצה שתוצרי הפגישה הזאת תקרב אותנו ל..”
או
“ההחלטות של הפגישות הזאת חשובות כדי שנוכל ל…”..
- מה מטרת הפגישה?
אלו פערים קיימים , אם קיימים :
ידע
מיומנות
תפיסה
מוטיבציה
- לשלוח אגנדה מראש – (כל משתתפי הפגישה רואים, מגיבים, מוסיפים)
אין להניח שכולם מסכימים/לכולם ברור מה שלך ברור….
זה יאפשר-
לתכנן
רתימה BUY IN
מכבד את הצד השני
מפקס את האיכות של הפגישה
- מבנה הפגישה
לכל פגישה חשוב שתהיה :
פתיחה- לסנכרן את כולם לאותו הקו, אפשר להשתמש בסיפור פותח, תמונה , נתונים , אפשר גם משהו מסקרן /אחר…
אמצע-
עדכונים מהותיים , שמייצרים דיון
סטטוס פרויקטים שרלוונטי לכולם, לסנכרן בין המשתתפים, לייצר את התנועה בין הגורמים השונים
למידה /התפתחות
10-15 דקות זמן פתוח – חברי הצוות מעלים נושאים שבוערים להם-נושא חשוב!!!! זה ימקד את מנהל הישיבה על הנושאים הבוערים הנוספים.
סוף-
מיישר את כולם לאותו הקו
סיכום
רפליקציה
ווידוא החלטות ומשימות המשך
מאפשר עצירה לחשיבה
טיפים נוספים:
- לא להציג מלא נתונים , אלא יצירת שיח (נתונים יש לשלוח לקריאה מראש, לבוא מכנים עם תובנות. מקצר משמעותית את הפגישה)
- בחירה בקפידה מי משתתפי הפגישה ( למי יתרום, מי ירתום ויתרום, למי זה רלוונטי)
- יצירת ערך מוסף, עם ROI עם ACTION ITEMS
- שיח ברמת מומחיות תוכן (אפשר להעזר במקורות/אנשי מפתח..)
- תכליתיות! (כל אחד יודע בסוף הישיבה מה הוא אמור לעשות, על מה אמון)
- להקפיד על שילוב של מימד ביצועי ומימד פיתוחי (חלקי הישיבה: שפור תהליכים, הוקרה , פיתוח)
