ישיבות עבודה פרודקטיביות שבאמת מאפשרות ערך מוסף והתקדמות

Share This Post

לפני הכל כמה נתונים כואבים (HBR מרץ 2022) :

  1. 70% מהישיבות אינן מאפשרות לעובד לעשות עבודה יעילה
  2. למרות שאורכן של הפגישות בתקופת הקורונה קטנו ב 20%, עדיין יש עליה של 13.5% במספרן של הפגישות שעובד מ=צריך להשתתף בהן בממוצע.
  3. מנהל בתחילת דרכו הניהולית, משתתף בממוצע ב 29% יותר ישיבות מאשר מנהלים ותיקים.
  4. ישיבות לא יעילות , משפיעות שלילית בצורה מובהקת, על הרווחה המנטלית/רגשית

אז איך עושים את זה יעיל?

 

  1. תתחילו בתכנון –
    • לפני כל ישיבה, על מנהל הישיבה לשאול עצמו

מה הייתי רוצה שאנשים ידעו

אילו פעולות נעשו בצורה טובה ואילו עדיין בתהליך של הבשלה

אילו מיומנויות לשיפור/לשימור

מהו הקשר ליעדי הארגון/מחלקה

מה יעשו אחרת מיד עם סיום הפגישה

חשוב להסביר את רלוונטיות נושאי הפגישה ואת חשיבות ודחיפות הנושאים

להראות הקשר : “אני רוצה שתוצרי הפגישה הזאת תקרב אותנו ל..”

או

“ההחלטות של הפגישות הזאת חשובות כדי שנוכל ל…”..

 

  • מה מטרת הפגישה?

אלו פערים קיימים , אם קיימים :

ידע

מיומנות

תפיסה

מוטיבציה

 

  • לשלוח אגנדה מראש – (כל משתתפי הפגישה רואים, מגיבים, מוסיפים)

אין להניח שכולם מסכימים/לכולם ברור מה שלך ברור….

זה יאפשר-

לתכנן

רתימה BUY IN

מכבד את הצד השני

מפקס את האיכות של הפגישה

 

  1. מבנה הפגישה

לכל פגישה חשוב שתהיה :

פתיחה- לסנכרן את כולם לאותו הקו, אפשר להשתמש בסיפור פותח, תמונה , נתונים , אפשר גם משהו מסקרן /אחר…

אמצע-

עדכונים מהותיים , שמייצרים דיון

סטטוס פרויקטים שרלוונטי לכולם, לסנכרן בין המשתתפים, לייצר את התנועה בין הגורמים השונים

למידה /התפתחות

10-15 דקות זמן פתוח – חברי הצוות מעלים נושאים שבוערים להם-נושא חשוב!!!! זה ימקד את מנהל הישיבה על הנושאים הבוערים הנוספים.

 

סוף-

מיישר את כולם לאותו הקו

סיכום

רפליקציה

ווידוא החלטות ומשימות המשך

מאפשר עצירה לחשיבה

 

טיפים נוספים:

  1. לא להציג מלא נתונים , אלא יצירת שיח (נתונים יש לשלוח לקריאה מראש, לבוא מכנים עם תובנות. מקצר משמעותית את הפגישה)
  2. בחירה בקפידה מי משתתפי הפגישה ( למי יתרום, מי ירתום ויתרום, למי זה רלוונטי)
  3. יצירת ערך מוסף, עם ROI עם ACTION ITEMS
  4. שיח ברמת מומחיות תוכן (אפשר להעזר במקורות/אנשי מפתח..)
  5. תכליתיות! (כל אחד יודע בסוף הישיבה מה הוא אמור לעשות, על מה אמון)
  6. להקפיד על שילוב של מימד ביצועי ומימד פיתוחי (חלקי הישיבה: שפור תהליכים, הוקרה , פיתוח)
Skip to content